Elektronski potpis predstavlja zapravo vaš lični potpis, samo u elektronskom obliku.
Od potpisivanja finansijskih dokumenata do registracije stvarnih vlasnika, elektronski potpis je postao neophodnost za preduzetnike u Srbiji.
Uz to, pruža pristup širokom spektru servisa, olakšavajući poreske i administrativne zadatke.
Zbog toga vas danas vodimo kroz osnove elektronskog potpisa – saznajte šta je elektronski potpis, koje sve vrste postoje, kako ga nabaviti i još mnogo korisnih informacija za poslovanje.
Elektronski potpis – Pojam i vrste
Elektronski potpis je inovativna tehnologija koja služi kao digitalni ekvivalent tradicionalnom potpisu, omogućavajući potvrdu identiteta potpisnika i integritet dokumenta.
Digitalni potpis se koristi u različitim oblicima, svaki sa svojim nivoom sigurnosti i pravnih implikacija.
Postoji tri vrste elektronskog potpisa:
- Običan,
- Napredni i
- Kvalifikovani.
Običan elektronski potpis
Najjednostavniji oblik elektronskog potpisa obuhvata skup podataka u elektronskom obliku, koji potvrđuju sadržinu nekog dokumenta i identitet lica koje ga je potpisalo.
Ovaj elektornski potpis je toliko jednostavan da čak može biti i generisan u Paint-u.
Iako je najpristupačniji, nedostatak ovog tipa potpisa je što ne pruža visok nivo autentifikacije identiteta potpisnika, stoga nije preporučljiv za poslovne transakcije koje zahtevaju visoku sigurnost.
Napredni digitalni potpis
Napredni elektronski potpis nudi viši stepen sigurnosti u odnosu na običan. Obezbeđuje jedinstvenu identifikaciju potpisnika i osigurava da dokument nije izmenjen nakon potpisivanja.
Ovaj tip potpisa se često realizuje kroz softvere poput DocuSign i Adobe Sign, koji uključuju verifikaciju identiteta i autentifikaciju.
Kvalifikovani elektronski potpis
Kvalifikovani elektronski potpis je posebna vrsta naprednog digitalnog potpisa.
Baziran na kvalifikovanom elektronskom sertifikatu koji izdaje akreditovano sertifikaciono telo, ovaj tip potpisa nudi najviši nivo sigurnosti i pravnu valjanost.
Dake, da biste dobili ovaj elektronski potpis, nije dovoljno da samo preuzmete neki od ponuđenih softvera, već morate podneti zahtev jednom od zvaničnih sertifikacionih tela u Srbiji ovlašćenih za izdavanje takvih potpisa.
Kvalifikovani elektronski potpis se koristi se u situacijama koje zahtevaju strogu verifikaciju, kao što su finansijski izveštaji ili zakonski obavezna registracija stvarnih vlasnika firmi.
Kako nabaviti elektronski potpis
Kvalifikovani elektronski potpis pruža najveći nivo sigurnosti i pravne validnosti i zato je dostupan isključivo preko zvaničnih sertifikacionih tela u Srbiji.
Postoji pet registrovanih tela koja su ovlašćena za izdavanje kvalifikovanih elektronskih potpisa:
- Pošta
- Privredna komora Srbije (PKS)
- Ministarstvo unutrašnjih poslova Republike Srbije (MUP)
- Halcom
- E-Smart Systems
Za one koji se odluče za proceduru preko MUP-a, dobra vest je da je izdavanje besplatno, što predstavlja ekonomičnu opciju.
Kod ostalih sertifikacionih tela, proces izdavanja podrazumeva određene troškove, koji variraju u zavisnosti od izabranog tela i specifičnih uslova.
Kvalifikovani elektronski potpis se može nalaziti na čipovanoj ličnoj karti, USB memoriji ili drugim čipovanim nosačima informacija, pružajući fleksibilnost u skladu sa individulanim potrebama korisnika.
Šta je sve potrebno za e-potpis?
Prvi korak u ovom procesu je zahtev za izdavanje sertifikata, koji se vrši ostavljanjem ličnih podataka na sajtu odabrane sertifikacione kuće.
Nakon što sertifikaciona kuća obradi vaš zahtev, bićete pozvani da lično preuzmete izrađeni sertifikat. Važno je naglasiti da sertifikat možete preuzeti isključivo lično, jer nije dozvoljeno da ga preuzme neko drugi u vaše ime, čak ni uz overeno punomoćje.
Ovo pravilo može predstavljati izazov naročito za strance ili preduzetnike koji retko borave u Srbiji, jer oni moraju unapred planirati obnavljanje ili prvo izdavanje svog sertifikata u skladu sa svojim poslovnim i putnim planovima.
Prilikom preuzimanja sertifikata, dobićete i PIN kod koji je neophodan za njegovu upotrebu. Bez tog PIN koda, sertifikat je praktično neupotrebljiv, stoga je važno taj kod čuvati na sigurnom mestu.
Kako se koristi elekronski potpis?
Pre nego što počnete da koristite elektronski potpis, neophodno je da instalirate i podesite sertifikat za rad sa vašim računarskim sistemom. Sve potrebne uputstva i datoteke za instalaciju nalaze se na sajtu sertifikacione kuće kod koje ste izvadili sertifikat.
Kao punovažan i primenljiv u različitim pravnim, upravnim, sudskim i drugim poslovima i postupcima, elektronski potpis omogućava da se digitalno overeni dokumenti tretiraju sa istom pravnom snagom kao i oni potpisani ručno, sa pečatom.
Oblasti u kojima se elektronski potpis najčešće koristi uključuju:
- elektronsko poslovanje,
- elektronsku trgovinu,
- elektronsko bankarstvo,
- elektronsku upravu,
- elektronsko zdravstvo i
- platne sisteme.
To znači da sa e-potpisom možete efikasno upravljati finansijama vaše firme, potpisivati i slati fakture, podnositi poreske prijave, godišnje i periodične izveštaje, pristupiti portalu eUprava za korišćenje usluga državne uprave, i mnogo više.
Jedna od ključnih prednosti elektronskog potpisa je fleksibilnost koju pruža firmama, omogućavajući im da ovlaste knjigovođe ili druge zaposlene da u njihovo ime podnose izveštaje ili poreske prijave.
Međutim, neophodno je napomenuti da završni račun zahteva potpisivanje kvalifikovanim elektronskim potpisom, što dodatno potvrđuje njegovu pravnu valjanost i integritet.
Elektronski sertifiat u cloud-u
Razvojem tehnologije, tradicionalni fizički nosači kao što su kartice i USB uređaji više nisu jedina opcija za skladištenje i upotrebu elektronskih potpisa.
Sada je moguće imati elektronski potpis sačuvan u cloud-u, što omogućava autentifikaciju putem mobilnog telefona uz pomoć aplikacije ConsentID.
Ova metoda pruža izuzetnu fleksibilnost i pristupačnost, jer se autentifikacija može obaviti sa bilo koje lokacije, bez potrebe za fizičkim uređajem.
Korisnici gotovo na svim državnim portalima mogu koristiti potpis u cloud-u za obavljanje različitih pravnih i administrativnih zadataka, čineći ovu tehnologiju ravnopravnom tradicionalnim metodama elektronskog potpisivanja.
Jedna od najvećih prednosti potpisa u cloud-u je jednostavnost upotrebe. Nakon instalacije aplikacije ConsentID, korisnici ne moraju prolaziti kroz kompleksne procese podešavanja ili posedovanja fizičkog sertifikata.
Koliko dugo važi elektronski potpis?
Validnost elektronskog potpisa zavisi od politike sertifikacionog tela koje izdaje kvalifikovane sertifikate.
Obično se ovi sertifikati izdaju sa različitim dužinama važenja, koji mogu varirati od jedne do pet godina.
Kada su strani državljani u pitanju, dužina važenja sertifikata direktno je povezana sa periodom važenja pasoša. Ako je rok važenja pasoša kraći od inicijalno predviđene dužine trajanja sertifikata, tada će validnost sertifikata biti ograničena upravo tim kraćim periodom.
Cena elektronskog potpisa
Cena elektronskog potpisa varira u zavisnosti od nekoliko faktora, uključujući sertifikaciono telo koje izdaje sertifikat i period važenja tog sertifikata.
U Srbiji, cene se mogu kretati od nekoliko stotina dinara za osnovne opcije, pa sve do nekoliko hiljada dinara za sertifikate dužeg trajanja i sa dodatnim mogućnostima.
Međutim, za sve koji se odluče da izvade elektronski sertifikat preko MUP-a izdavanje je besplatno, što svakako predstavlja dobru opciju.
Zaključak
Kao što smo videli, elektronski potpis omogućava brzu i sigurnu autentifikaciju dokumenata, štedi vreme i resurse, a istovremeno pruža pravnu snagu i validnost potpisanom sadržaju.
U tom smislu, knjigovodstvena agencija Goldman stoji na raspolaganju da pruži podršku i stručno savetovanje u svakom koraku poslovanja – od izbora najprikladnijeg rešenja za elektronsko potpisivanje do njegove integracije u vaše poslovanje.
Ako ste preduzetnik koji teži inovacijama i želi da unapredi poslovanje u skladu sa digitalnim trendovima, ne oklevajte da nas kontaktirate.
Vaše je samo da se fokusirajte na biznis, a računovodstvo i administraciju prepustite nama.