Elektronska faktura, odnosno e-faktura, predstavlja strukturisani račun koji se izdaje, šalje, prima i obrađuje u elektronskom obliku, u skladu sa propisima o elektronskom fakturisanju.
U Srbiji se elektronsko fakturisanje u obaveznim slučajevima sprovodi kroz Sistem elektronskih faktura (SEF). Međutim, obaveza korišćenja SEF-a ne odnosi se na sve poslovne subjekte i sve vrste računa na isti način, već zavisi od statusa učesnika u prometu i vrste transakcije.
U nastavku objašnjavamo ko mora da koristi SEF, kako se e-faktura izdaje i prima, koji rokovi postoje i na šta treba obratiti pažnju prilikom rada u sistemu.
Šta podrazumeva e Faktura?
E-faktura nije isto što i običan račun u PDF formatu koji se pošalje mejlom. U kontekstu sistema elektronskog fakturisanja, e-faktura je strukturisani elektronski dokument koji se izdaje i razmenjuje na način propisan Zakonom o elektronskom fakturisanju i pratećim pravilnikom.
U Srbiji se e-fakture u propisanim slučajevima razmenjuju kroz Sistem elektronskih faktura – SEF.
Da li je određeni poslovni subjekt obavezan da koristi SEF zavisi od njegovog statusa i vrste prometa, zbog čega se obaveza ne može utvrditi samo na osnovu činjenice da je subjekt registrovan za obavljanje delatnosti.
Takođe, da biste slali i primali e Fakture potrebno je da se registrujete na portalu eFaktura, ali i da poštujete određene kriterijume, odnosno da ispunjavate uslove koji su propisani.
Da sumiramo, ovaj dokument je revolucionaran izraz fakture koji poseduje iste elemente kao tradicionalni račun, samo u elektronskom obliku.
Pored toga, preduzetnici treba da budu spremni i na to da elektronsko fakturisanje predstvalja proces digitalizacije koji zahteva određene softverske, hardverske i kadrovske promene u postojećem načinu rada.
Obavezni elementi elektronske fakture (eFakture)
Sadržaj e-fakture uređuju Zakon o elektronskom fakturisanju i Pravilnik o elektronskom fakturisanju. Konkretni podaci zavise od vrste fakture, učesnika u prometu, poreskog tretmana i okolnosti u kojima se račun izdaje.
Ono što bi svaka e Faktura trebalo da sadrži su sledeći elementi:
- Poslovno ime ili skraćeno poslovno ime (naziv, adresa, PIB i matični broj izdavaoca elektronske fakture)
- Poslovni račun izdavaoca elektronske fakture
- Poslovno ime ili skraćeno poslovno ime (naziv, adresa, PIB i matični broj primaoca elektronske fakture)
- Poslovni račun primaoca e fakture
- Redni broj, datum i mesto izdavanja elektronske fakture
- Datum isporuke dobara odnosno pružanja usluga ili avansne uplate
- Iznos avansnih plaćanja ukoliko postoje
- Instrukcije za plaćanje
- Podatke o vrsti i količini isporučenih dobara ili usluga
- Iznos osnovice za PDV
- Poreska stopa PDV-a
- Iznos PDV-a koji je obračunat na osnovicu
- Ukupan iznos elektronske fakture
- Napomena o odredbi zakona kojim se uređuje PDV na osnovu koje nije obračunat PDV
Šta je Sistem Elektronskih Faktura (SEF) i kako funkcioniše?
SEF ili Sistem za elektronsko fakturisanje ima ulogu da izdaje, šalje, prima, obrađuje i čuva elektronske fakture (e Fakture) prilikom transakcija između:
- subjekata javnog sektora,
- subjekata privatnog sektora i
- subjekta javnog i subjekta privatnog sektora.
Takođe, ovaj sistem mogu bez naknade koristiti svi privredni subjekti javnog i privatnog sektora i to na dva načina: direktno ili preko posrednika.
Poslovni subjekt može raditi direktno u SEF-u ili koristiti odgovarajuće softversko rešenje, odnosno informacionog posrednika, kada su za to ispunjeni propisani uslovi.
U zavisnosti od organizacije poslovanja, e-fakture može obrađivati sam preduzetnik ili zaposleni, interno računovodstvo, knjigovodstvena agencija ili drugo ovlašćeno lice.
Prilikom izbora načina rada važno je jasno urediti ko je odgovoran za izdavanje, prijem, praćenje statusa i pravovremeno postupanje po fakturama.
Sve obaveze, postupci i način rada SEF-a definisani su Zakonom o elektronskom fakturisanju Republike Srbije.
Ko je obavezan da koristi SEF?
Obaveza korišćenja Sistema elektronskih faktura ne odnosi se na sve poslovne subjekte u istom obimu. Primena zavisi od statusa subjekta, odnosa između učesnika u prometu i vrste transakcije.
Pre nego što počnete sa izdavanjem ili prijemom e-faktura, potrebno je utvrditi da li se na vaš poslovni subjekt primenjuje obaveza elektronskog fakturisanja i u kojim situacijama.
E fakture – prijava, kreiranje i slanje
Kada je u pitanju prijava i uopšte pristup sistemu elektronskih faktura, neophodno je da posedujete elektronski identitet (eID) koji možete dobiti na sledećem linku.
Nakon što kreirate korisničko ime i lozinku, na stranici https://efaktura.mfin.gov.rs potrebno je da kliknete na “Prijavi se” i unesete određene podatke nakon čega će se kreirati korisnički nalog koji je spreman za upotrebu.
E fakture prijava
Sa druge strane, eFakturu možete kreirati i slati na dva načina.
Prvi način je komplikovaniji, zahteva puno vremena i često se potkradaju greške. On podrazumeva da vi sami svaku fakturu “ručno” unosite u SEF.
Takav način unošenja možete vršiti i pomoću određenog softverskog programa, ali opet se svi ti podaci moraju uneti i u računovodstveni program radi knjiženja.
Zbog toga je drugi način efikasniji i lakši – da to uradi za vas knjigovodstvena agencija.
Pouzdana i stručna knjigovodstvena agencija, kao što je Goldman, će primati i slati e Fakture umesto vas na osnovu savremenih softverskih rešenja.
Na taj način štedite vreme i smanjujete mogućnost grešaka, a pritom se možete posvetiti drugim važnim stvarima u svojoj kompaniji.
Rok za prihvatanje ili odbijanje e Fakture
Kada primite eFakturu, u obavezi ste da pristupite sistemu elektronskih faktura i proverite istu, direktno ili preko informacionih posrednika.
Rok za donošenje odluke o tome da li ćete prihvatiti ili odbiti elektronsku fakturu je 15 dana od dana kada je dobijete.
Dakle, rok za prihvatanje e fakture je 15 dana od dana prijema.
Ukoliko je u pitanju privatni sektor (obaveznik PDV-a), a u roku od 15 dana ne prihvati ili ne odbije fakturu biće ponovo obavešten da je faktura izdata i time će imati još dodatnih 5 dana od dana obaveštavanja.
Ako se ne oglasi ni u tom krajnjem roku, smatraće se da je eFaktura odbijena.
Sa druge strane, ukoliko je u pitanju javni sektor koji takođe ima rok od 15 dana da prihvati ili odbije eFakturu, u slučanju neizjašnjavanja smatraće se da je e Faktura prihvaćena.
Koje su prednosti eFaktura?
Kada su prednosti eFaktura u pitanju, one su zaista mnogobrnojne, a neke od najvažnijih su:
- Ušteda vremena i troškova,
- Manja mogućnost grešaka,
- Brža obrada i naplata,
- Jednostavnije arhiviranje,
- Ekološka održivost (izbacivanje papira).
Ušteda vremena i troškova uz e Fakture
Implementacijom eFaktura u potpunosti izbegavate tradicionalan proces fakturisanja pomoću papira, uključujući i štampanje i slanje poštom.
Pored toga, fakturisanje više neće oduzimati toliko vremena koliko je ranije oduzimalo, jer sve može biti završeno u nekoliko klikova.
A takođe, ljudi koji su bili zaduženi za takve zadatke, sada se mogu posvetiti ostalim poslovima u kompaniji koji će doprineti njenom razvoju.
Manja mogućnost grešaka
Kako je ceo proces e fiskalizacije automatizovan, tako je i mogućnost pravljenja grešaka manja.
Ranije dok su zaposleni ručno sastavljali fakture uvek je mogla da se potkrade poneka greška, koja bi mogla uzrokovati razne probleme.
Brža obrada i naplata
Samim tim što je obrada eFakture mnogo jednostavnija i naplata postaje znatno brža. To je najviše zbog brzine slanja fakture, jer uslovi plaćanja obično počinju odbrojavanje čim je dobijete.
Jednostavno arhiviranje
U slučaju revizorske kontrole, preduzeća su u obavezi da čuvaju fakture u periodu, u zavisnosti od države, 5 do 10 godina.
Ukoliko samo pomislite o količini papira koju bi trebalo da skladištite, verovatno bi taj broj popunio jednu čitavu prostoriju, a pritom se uvek mogu zagubiti, uništiti od vode i slično.
Zbog toga je eFakturisanje odličan način da olakšate arhiviranje faktura i celokupan rad preduzeća.
Baza sa eFakurama je bezbedna i ovlaščenim licima vrlo lako dostupna, što je svakako još jedna u nizu prednosti e Faktura.
Izbacivanje velike količine papira
Štampanje na papiru vam uz eFakture više neće biti potrebno.
Pored toga što čete smanjiti troškove za nabavku papira i osloboditi prostor koji oni zauzimaju, doprinosite i životnoj sredini.
Najčešće greške prilikom izdavanja i prijema e-faktura
U praksi se najčešće javljaju sledeći problemi:
- pogrešno unet PIB ili naziv primaoca;
- izbor pogrešnog poreskog tretmana;
- netačan datum prometa;
- pogrešno obračunata osnovica ili PDV;
- izostavljanje reference na ugovor, narudžbenicu ili drugi dokument, kada je potrebna;
- slanje fakture pogrešnom subjektu;
- propuštanje roka za postupanje;
- pokušaj ispravke greške na način koji nije odgovarajući za konkretnu vrstu dokumenta;
- pretpostavka da je PDF poslat mejlom isto što i e-faktura kroz SEF.
Pre slanja fakture potrebno je proveriti podatke o kupcu, datum prometa, poreski tretman, iznose i sve obavezne reference. Kod složenijih situacija, kao što su avansi, korekcije, poreska oslobođenja i storno dokumenti, preporučuje se konsultacija sa računovođom ili poreskim stručnjakom.
Najčešća pitanja o e-fakturama
1. Da li su e-fakture isto što i fiskalni računi?
Ne. To su različiti sistemi i dokumenti, i primenjuju se u različitim situacijama.
2. Kako se šalje e-faktura?
Kroz SEF direktno ili putem odgovarajućeg softverskog rešenja, u skladu sa pravilima sistema.
3. Da li automatski odbijena e-faktura mora da se stornira?
Ne mora svaka automatski odbijena e-faktura da se stornira.
Automatsko odbijanje zbog toga što primalac nije postupio u propisanom roku nije isto što i utvrđena greška u fakturi. Ako je faktura ispravna, sam status „automatski odbijena“ ne znači nužno da je treba stornirati ili ponovo izdati.
Ako faktura sadrži grešku, potrebno je utvrditi odgovarajući postupak – na primer, izdavanje novog dokumenta, korektivne fakture ili storniranje, u zavisnosti od okolnosti i vrste greške.
4. Koliko dugo se čuvaju e-fakture?
Rok čuvanja zavisi od statusa subjekta i vrste elektronske fakture.
Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, elektronske fakture koje izdaje ili prima subjekt javnog sektora čuvaju se trajno u sistemu elektronskih faktura. Elektronske fakture koje se odnose na subjekte privatnog sektora čuvaju se deset godina od isteka godine u kojoj su izdate.
5. Da li knjigovodstvena agencija može da šalje e-fakture u moje ime?
Da, ako je to deo ugovorene usluge i ako su obezbeđena odgovarajuća ovlašćenja i pristup.
E-fakturisanje je lakše uz Goldman knjigovodstvenu agenciju
Na osnovu gore navedenih obrazloženja, možemo zaključiti da bi svaka kompanija koja teži razvoju i napretku trebalo da svoje knjigovodstvene i računovodstvene poslove poveri stručnjacima u toj oblasti.
Goldman knjigovodstvena agencija u potpunosti rešava sve vaše finansijsko-pravne zahteve, kao i problem e Faktura.
Umesto naših klijenata profesionalno šaljemo i primamo e Fakture na osnovu naših softverskih rešenja.
Vaše je samo da se fokusirate na Vaš biznis, a knjigovodstvo, računovodstvo i administraciju prepustite nama.
Ukoliko želite da saznate kako uz Goldman agenciju možete olakšati svoje poslovanje i usresrediti se na više ciljeve, budite slobodni da nas kontaktirate i zakažete besplatne konsultacije.
