Putni nalog predstavlja obavezan dokument za svako službeno putovanje i ključan je za pravilno evidentiranje troškova firme. 

Bilo da se radi o domaćim ili inostranim putovanjima, njegovo pravilno popunjavanje i knjiženje štiti kompaniju od mogućih kazni, a zaposlenima omogućava pokrivanje svih troškova nastalih tokom puta.

Ukoliko ste preduzetnik u Srbiji, razumevanje svih propisa vezanih za putne naloge je veoma važno za vaše poslovanje. 

Nastavite sa čitanjem i saznajte šta je putni nalog, kako se popunjava, obračunava i još mnogo toga. 

Šta je putni nalog?

Sigurno se do sada imali prilike da čujete, ali i putujete na neke službene puteve radi sklapanja novih saradnji, konferencija, sajmova, seminara, itd. 

Putni nalog je službeni dokument koji se izdaje zaposlenima ili licima angažovanim na poslovima kompanije za realizaciju službenog putovanja. 

Ovaj nalog sadrži osnovne informacije o putovanju, uključujući ime zaposlenog, svrhu putovanja, destinaciju, datum polaska i povratka, kao i obračun troškova.

Izdavanje putnog naloga nije samo interna obaveza, već i zakonska, jer je definisano propisima o poslovnim troškovima. 

Pravilno vođenje putnih naloga obezbeđuje:

• Transparentno knjiženje troškova službenih putovanja,
• Pravo zaposlenih na refundaciju troškova (gorivo, dnevnica, putarine),
• Izbegavanje kazni u slučaju inspekcijskog nadzora.

Akontacija za službeni put u inostranstvu

Akontacija predstavlja unapred isplaćena sredstva zaposlenom za pokrivanje troškova službenog putovanja. 

Dakle, taj novac služi da radnik pokrije sve troškove u vezi sa poslovanjem, kao što su dnevnice, troškovi prevoza, smeštaj, hrana, itd. 

Naravno, zaposleni ove troškove pravda računima, koje će po povratku sa službenog puta da priloži uz putni obraćun.

Proces obračuna i knjiženja akontacije izgleda ovako:

1. Isplata akontacije: Poslodavac isplaćuje određeni iznos sredstava zaposlenom pre putovanja, koji se evidentira u poslovnim knjigama kao „predujam za službeno putovanje“.
2. Obračun troškova: Nakon povratka sa putovanja, zaposleni dostavlja račune i druge relevantne dokaze o troškovima (gorivo, putarine, smeštaj).
3. Knjiženje: Ako su troškovi veći od akontacije, poslodavac nadoknađuje razliku. Ukoliko su troškovi manji, zaposleni vraća višak sredstava firmi.

Važno je napomenuti da akontacija mora biti dokumentovana kroz uredno popunjen putni nalog i prateće račune. Bez ovih dokaza, isplaćena sredstva mogu biti osporena tokom revizije poslovanja.

Koja vozila moraju da imaju putni nalog?

Putni nalog nije obavezan samo za službena vozila, već se odnosi i na privatna vozila koja se koriste u poslovne svrhe. 

Zakon nalaže da svako preduzeće koje koristi vozila za obavljanje poslovnih aktivnosti mora imati uredno popunjen putni nalog kako bi dokazalo opravdanost troškova vezanih za gorivo i druge putne izdatke.

Ovo uključuje sledeće situacije:

• Korišćenje vozila u vlasništvu firme,
• Korišćenje privatnog vozila za službene svrhe, uz adekvatnu akontaciju i obračun troškova,
• Službena putovanja van granica zemlje.

Ukoliko putni nalog ne postoji, kompanija može biti izložena finansijskim kaznama, a troškovi goriva mogu biti osporeni kao neopravdani rashodi.

Kako se popunjava putni nalog? 

Popunjavanje putnog naloga je obavezna procedura koja zahteva tačnost i unos svih zakonom propisanih informacija. 

Svaki putni nalog mora sadržati sledeće elemente:

1. Podaci o kompaniji – naziv preduzeća, PIB i adresa firme.
2. Podaci o zaposlenom – puno ime i prezime osobe koja ide na službeni put.
3. Svrha službenog puta – detaljan opis razloga putovanja (npr. poslovni sastanak, obuka ili inspekcija).
4. Datum i vreme – precizno naznačiti vreme polaska i povratka sa službenog puta.
5. Destinacija – tačno mesto ili grad gde se realizuje službeno putovanje.
6. Podaci o vozilu:
   1. Vrsta vozila (službeno ili privatno),
   2. Registarski broj vozila,
   3. Početno i završno stanje kilometraže.
7. Troškovi službenog puta – procena ili obračun svih očekivanih troškova, uključujući gorivo, putarine, parking i dnevnice.
8. Potpis i overa – putni nalog mora biti potpisan od strane ovlašćenog lica i overen pečatom kompanije.

Ukoliko se koristi privatno vozilo, preporučuje se vođenje evidencije o stvarnim troškovima kroz dostavljene račune za gorivo i druge troškove. 

Pravilno popunjen putni nalog služi kao dokaz o opravdanosti nastalih troškova i čuva firmu od potencijalnih kazni prilikom inspekcijskih provera.

Dnevnica za službeni put u inostranstvo

Dnevnica je iznos koji zaposleni dobija za pokrivanje osnovnih troškova hrane i ličnih potreba tokom službenog putovanja. 

Kada je reč o isplati dnevnica za službeni put, one se isplaćuju od trenutka početka do trenutka završetka službenog puta. 

Visina dnevnice je uglavnom propisana opštim aktom preduzeća. Važno je znati da je neoporezivi iznos dnevnice za službeno putovanje u Srbiji do 3.241 din, a na sve dnevnice za put u inostranstvo preko 50 evra se obračunava porez. 

Takođe, zaposleni ostvaruje pravo na jednu dnevnicu na svaka 24h koja provede u inostranstvu. Ako u putu provede duže od 12h (tačnije između 12 i 24h) ima pravo da ostvari punu dnecnicu.

Sa druge strane, ako na službenom putu provede između 8 i 12h, ima pravo na pola dnevnice, a ukoliko je u pitanju put kraći od 8h, nema pravo na dnevnicu za službeni put za taj dan. 

Koje troškove pokriva dnevnica za službeni put?

Dnevnica za službeni put se koristi za hranu i piće, troškove gradskog prevoza i eventualne dodatne troškove koji nisu obuhvaćeni akontacijom ili računima.

Troškovi koji ne spadaju u dnevnice su na primer smeštaj, prevoz od aerodroma, prevoz od jednog grada do drugog i ostali troškovi koji su vezani sa službenim putovanjem. 

Kazne za neizdavanje putnih naloga

Neizdavanje putnih naloga može imati ozbiljne posledice za pravna i fizička lica, kako finansijske, tako i zakonske.

Prema propisima o poreskim evidencijama, putni nalog je osnovni dokaz o opravdanosti troškova službenog putovanja. 

Ukoliko se ne izda ili putni nalog nije pravilno popunjen, kompanija može snositi sledeće posledice:

1. Poreske nepravilnosti – Troškovi goriva, dnevnica i ostalih putnih izdataka mogu biti osporeni prilikom poreske kontrole. Bez urednog putnog naloga, ovi troškovi neće biti priznati kao rashod, što može dovesti do dodatnih poreza.

2. Novčane kazne – Prema članu zakona koji reguliše poresku evidenciju, pravna lica koja ne izdaju putne naloge mogu biti kažnjena novčanom kaznom u iznosu od:

1. Ako ne posedujete putni nalog ili ako nije pravilno popunjen, kazne su od 200.000 do 600.000 dinara za pravna lica, a za odgovorno lice u pravnom licu kazna je od 20.000 do 60.000.
2. Ako je evidencija putnih naloga nepropisno izvršena, novčane kazne za pravno lice su od 100.000 do 300.000 dinara, a od 10.000 do 30.000 za odgovorno lice u firmi.

3. Inspekcijski nadzor – Inspektori imaju pravo da zahtevaju na uvid putne naloge za sva vozila koja se koriste u poslovne svrhe. U slučaju nepravilnosti ili nepostojanja evidencije, firme se mogu suočiti sa dodatnim sankcijama i revizijom celokupnog poslovanja.

4. Nemogućnost refundacije troškova – Ako zaposleni nije dobio putni nalog, nije moguće obračunati troškove službenog puta, što može prouzrokovati neprijatnosti i finansijske gubitke za obe strane.

Pravilno vođenje putnih naloga ne samo da štiti kompaniju od kazni, već obezbeđuje transparentnost i uredno poslovanje u skladu sa zakonom.

Zaključak

Putni nalog je neophodan dokument za svako službeno putovanje, kako u zemlji, tako i u inostranstvu. 

Pravilno popunjavanje i vođenje evidencije putnih naloga omogućava firmama da izbegnu kazne i obezbede transparentno poslovanje. 

Nepravilno vođenje ili neizdavanje putnih naloga može dovesti do ozbiljnih finansijskih posledica, uključujući novčane kazne i odbijanje troškova od strane poreskih organa. Zato je važno da vođenje ove dokumentacije bude precizno i ažurno.

Ako želite da budete sigurni da su vaši putni nalozi, akontacije i ostale knjigovodstvene obaveze u potpunosti usklađene sa zakonom, prepustite to stručnjacima. 

Knjigovodstvena agencija Goldman vam stoji na raspolaganju za profesionalnu podršku u svim oblastima poslovnog knjigovodstva, zato ne oklevajte da nas kontaktirate i zakažete besplatne konsultacije.