Pozajmica zaposlenom predstavlja jedno od rešenja koje poslodavci mogu ponuditi kada zaposleni ima potrebu za privremenom finansijskom pomoći. 

Međutim, iako ovakva praksa nije neuobičajena, njeno odobravanje zahteva pažljivo planiranje, odgovarajuću dokumentaciju i pravilno računovodstveno evidentiranje kako bi se izbegli poreski i pravni rizici.

U ovom vodiču detaljno objašnjavamo: 

• kada je pozajmica zaposlenom dozvoljena, 
• šta ugovor treba da sadrži, 
• da li postoji obaveza obračuna kamate, 
• kako izgleda postupak isplate i povraćaja sredstava, kao i 
• koje su najčešće greške koje poslodavci prave.

Šta je pozajmica zaposlenom?

Pozajmica zaposlenom predstavlja novčana sredstva koja poslodavac privremeno stavlja na raspolaganje zaposlenom, uz obavezu da ih zaposleni vrati u roku i na način koji su ugovorne strane prethodno dogovorile. 

Za razliku od zarade ili drugih primanja iz radnog odnosa, pozajmica nije naknada za rad, već predstavlja obligacioni odnos između poslodavca i zaposlenog.

U praksi, pozajmica firme zaposlenom najčešće se odobrava kada zaposleni ima neočekivane ili veće finansijske izdatke, poput: 

• troškova lečenja, 
• renoviranja stana, 
• kupovine automobila ili 
• drugih važnih životnih potreba. 

Poslodavac nije zakonski obavezan da odobri pozajmicu, već o tome odlučuje u skladu sa svojom poslovnom politikom i finansijskim mogućnostima.

Da bi davanje pozajmice zaposlenom bilo pravno i računovodstveno pravilno uređeno, preporučuje se zaključivanje pisanog ugovora kojim se definišu svi bitni elementi, uključujući iznos pozajmice, rok i način vraćanja, eventualnu kamatu, kao i prava i obaveze obe ugovorne strane.

Važno je naglasiti da se pozajmica zaposlenom razlikuje od zarade, bonusa ili jednokratne novčane pomoći. 

Dok zarada predstavlja naknadu za obavljeni rad i podleže obračunu poreza i doprinosa u skladu sa propisima, pozajmica podrazumeva obavezu vraćanja sredstava i ne smatra se primanjem po osnovu rada samo zato što je isplaćena zaposlenom. 

Upravo zbog toga je neophodno da postoji uredna dokumentacija i da se pozajmica evidentira u poslovnim knjigama na odgovarajući način.

Da li firma može da da pozajmicu zaposlenom?

Da, firma može da odobri pozajmicu zaposlenom, pod uslovom da je takva transakcija pravilno dokumentovana i evidentirana u poslovnim knjigama. 

U Republici Srbiji pozajmica zaposlenom se uređuje kroz pravila obligacionog prava i relevantne poreske i računovodstvene propise. Međutim, konkretan tretman može zavisiti od okolnosti slučaja, pa je za specifične situacije preporučljiva konsultacija sa stručnim licem.

Da bi pozajmica firme zaposlenom bila pravno sigurna, preporučuje se da poslodavac i zaposleni zaključe pisani ugovor u kojem će jasno definisati:

• iznos pozajmice,
• datum isplate,
• rok i način vraćanja,
• eventualnu kamatu ili činjenicu da je pozajmica beskamatna,
• prava i obaveze obe ugovorne strane u slučaju kašnjenja ili neizvršenja obaveza.

Pored ugovora, preporučljivo je da isplata bude izvršena preko poslovnog računa kako bi postojao jasan trag o izvršenoj transakciji. 

Na taj način se olakšava računovodstveno evidentiranje i smanjuje mogućnost eventualnih sporova ili poreskih nedoumica.

Pre odobravanja pozajmice preporučljivo je konsultovati knjigovođu ili poreskog savetnika, naročito kada se odobravaju veći iznosi ili beskamatne pozajmice. 

Šta mora da sadrži ugovor o pozajmici zaposlenom?

Iako zakon ne propisuje jedinstven obrazac ugovora o pozajmici zaposlenom, preporučuje se da poslodavac i zaposleni zaključe pisani ugovor pre isplate novčanih sredstava. 

Dobro sastavljen ugovor o pozajmici zaposlenom trebalo bi da sadrži najmanje sledeće elemente:

• podatke o poslodavcu i zaposlenom;
• datum zaključenja ugovora;
• iznos odobrene pozajmice;
• način i datum isplate sredstava;
• rok za vraćanje pozajmice;
• dinamiku otplate (jednokratno ili u ratama);
• podatke o kamati, odnosno jasno navođenje da je pozajmica beskamatna ukoliko je tako ugovoreno;
• način vraćanja sredstava (uplatom na račun poslodavca ili na drugi ugovoreni način);
• postupanje u slučaju kašnjenja sa otplatom;
• potpise obe ugovorne strane.

Pored ugovora, preporučljivo je sačuvati i svu prateću dokumentaciju koja potvrđuje da je pozajmica zaista realizovana, poput dokaza o isplati i kasnijim uplatama po osnovu vraćanja duga. 

Potpuna dokumentacija olakšava računovodstveno evidentiranje i predstavlja važan dokaz da se radi o pozajmici, a ne o drugoj vrsti isplate zaposlenom.

Da li pozajmica zaposlenom može biti beskamatna?

Da, pozajmica zaposlenom može biti beskamatna, ukoliko se poslodavac i zaposleni tako dogovore i ta odredba bude jasno navedena u ugovoru o pozajmici. U tom slučaju zaposleni vraća samo iznos koji je primio, bez dodatnog obračuna kamate.

U praksi se beskamatna pozajmica zaposlenom često koristi kao vid podrške zaposlenima u situacijama kada im je potrebna privremena finansijska pomoć. 

Poslodavac može odlučiti da zaposlenom odobri sredstva bez kamate, ali je važno da takav dogovor bude pravilno dokumentovan i da postoji jasna evidencija o isplati i povraćaju novca.

Da li se plaća porez na pozajmicu zaposlenom?

Jedno od najčešćih pitanja koje poslodavci postavljaju jeste da li pozajmica zaposlenom podleže oporezivanju. 

Sama isplata pozajmice zaposlenom se uobičajeno ne tretira kao zarada ako postoji stvarna obaveza vraćanja sredstava i ako je odnos pravilno dokumentovan. 

Međutim, konačan poreski tretman zavisi od konkretnih okolnosti, zbog čega kod većih iznosa, beskamatnih pozajmica ili posebnih odnosa između zaposlenog i firme treba proveriti tretman sa poreskim savetnikom.

Upravo zbog toga je od ključnog značaja da postoji uredna dokumentacija koja potvrđuje da se zaista radi o pozajmici.

Međutim, posebnu pažnju treba obratiti na situacije kada se pozajmica faktički ne vraća, kada se dug zaposlenom oprosti ili kada okolnosti ukazuju da se iza naziva „pozajmica“ zapravo krije druga vrsta isplate. 

U takvim slučajevima može postojati rizik da se takvo davanje drugačije poreski kvalifikuje.

Kako se vrši isplata pozajmice zaposlenom?

Nakon što poslodavac i zaposleni dogovore uslove pozajmice i zaključe ugovor, sledeći korak je isplata dogovorenog iznosa. 

Iako način realizacije može zavisiti od konkretne situacije, važno je da postoji jasan trag o prenosu novca i odgovarajuća dokumentacija koja potvrđuje da se radi o pozajmici, a ne o drugoj vrsti isplate zaposlenom.

Najčešći i najpreporučljiviji način jeste da se pozajmica zaposlenom isplati preko poslovnog računa firme, direktnim prenosom sredstava na račun zaposlenog. 

Na ovaj način postoji nedvosmislen dokaz o iznosu, datumu i svrsi transakcije, što olakšava računovodstveno evidentiranje i kasniju kontrolu dokumentacije.

Nakon izvršene isplate, pozajmica se evidentira u poslovnim knjigama firme kao potraživanje od zaposlenog, dok zaposleni ima obavezu da sredstva vrati u skladu sa uslovima definisanim ugovorom.

Kako zaposleni vraća pozajmicu poslodavcu? 

Način i rok vraćanja pozajmice zaposlenom treba unapred jasno definisati ugovorom. Najčešći načini vraćanja pozajmice zaposlenom su:

• jednokratna uplata – zaposleni vraća celokupan iznos pozajmice do ugovorenog datuma;
• isplata u ratama – zaposleni vraća dug kroz unapred definisan broj mesečnih rata;
• drugi dogovoreni način otplate – ukoliko je u skladu sa ugovorom i važećim propisima.

Da li pozajmica može da se vraća kroz obustavu od zarade?

U praksi se često postavlja pitanje da li poslodavac može automatski da odbija rate pozajmice od mesečne zarade zaposlenog. 

Ako se ugovorom predviđa vraćanje pozajmice kroz obustavu od zarade, potrebno je proveriti da li su ispunjeni uslovi za takvu obustavu prema važećim propisima i pravilno pribaviti potrebnu saglasnost ili drugi odgovarajući osnov.

Šta ako zaposleni prestane da radi kod poslodavca pre vraćanja pozajmice?

Ukoliko zaposleni raskine radni odnos pre nego što izmiri celokupan dug, obaveza vraćanja pozajmice ne prestaje. 

Zaposleni i dalje ima obavezu da vrati preostali iznos, osim ukoliko ugovorne strane drugačije ne dogovore.

Zbog toga je preporučljivo da ugovor o pozajmici unapred definiše postupanje u situaciji prestanka radnog odnosa, na primer:

• rok za izmirenje preostalog duga;
• način nastavka otplate;
• posledice ukoliko zaposleni ne izvrši ugovorenu obavezu.

Kako se knjiži pozajmica zaposlenom?

Kada firma odobri pozajmicu zaposlenom, ta transakcija se ne evidentira kao trošak zarade niti kao naknada zaposlenom, već kao potraživanje od zaposlenog. 

Razlog je jednostavan – zaposleni dobija sredstva uz obavezu da ih vrati u skladu sa uslovima definisanim ugovorom o pozajmici.

Prilikom isplate pozajmice, u računovodstvenom smislu nastaje potraživanje firme prema zaposlenom, dok se prilikom vraćanja sredstava to potraživanje umanjuje za iznos koji je zaposleni uplatio.

Posebnu pažnju treba obratiti kada se pozajmica odobrava većem broju zaposlenih, kada se radi o značajnim iznosima ili kada postoje posebne okolnosti poput povezanosti zaposlenog sa vlasničkom strukturom firme. 

U takvim situacijama preporučljivo je prethodno proveriti način evidentiranja sa stručnim knjigovođom ili poreskim savetnikom.

Zaključak: Pozajmica zaposlenom zahteva pravilnu dokumentaciju i stručno vođenje

Pozajmica zaposlenom može biti koristan način da firma pruži podršku svojim zaposlenima u situacijama kada im je potrebna privremena finansijska pomoć. 

Ipak, da bi ovakav aranžman bio siguran i za poslodavca i za zaposlenog, važno je da bude pravilno definisan, dokumentovan i evidentiran u skladu sa računovodstvenim i poreskim pravilima.

Ukoliko planirate davanje pozajmice zaposlenom i želite da budete sigurni da su dokumentacija, računovodstveni tretman i poreski aspekti pravilno rešeni, stručni tim Goldman Agencije može vam pomoći da donesete ispravnu odluku i izbegnete potencijalne probleme.

Kontaktirajte nas i obezbedite pouzdanu knjigovodstvenu podršku za sve situacije koje zahtevaju precizno finansijsko i poresko vođenje vašeg poslovanja.